Jak udělat databázi v MS Access

Nevíte jak na databázi v programu Access? Program Microsoft Access  ulehčí a hlavně urychlí tvorbu databáze – a tady je návod jak v něm pracovat.

Příprava

Předtím, než začneme databázi v aplikaci Access tvořit, bychom si měli uvědomit tyto otázky, jejich odpovědi nám rozhodně pomůžou při tvorbě užitečné obsahově kvalitní databáze:

• K čemu databáze bude sloužit?
• Kdo ji bude používat?
• Jaká data bude databáze zahrnovat?
• Jaké dotazy budou potřebovat uživatelé databáze?
• Jaké formuláře musíme vytvořit?

Začínáme s aplikací Microsoft Office Access

Jakmile spustíme program Microsoft Access, první, co se objeví, je stránka s názvem Začínáme s aplikací Microsoft Office Access. Tato stránka se objeví i v okamžik, kdy zavřeme databázi, aniž bychom ukončili aplikaci Microsoft Access.

Tvorba databáze (s použitím šablony)

Program Microsoft Access obsahuje velký počet šablon. Šablona znázorňuje databázi, která je už připravená k používání (jsou zde přednastavené všechny potřebné tabulky, formuláře, dotazy) Tyto šablony můžeme používat pro zrychlení tvorby databáze. Šablony je možné použít pro sledování problémů, k vedení záznamů o výdajích atp. Můžeme zde objevit i pár záznamů sloužící jako příklad k použití. Šablony si můžeme upravovat podle sebe, nebo je nechat tak, jak jsou přednastaveny a použít je. Díky šablonám se nám práce o mnoho víc urychlí a hlavně pro začátečníky programu Access jsou šablony velikou výhodou.

• Spustíme program Microsoft Access (ikonka programu může být na pracovní ploše počítače, nebo v hlavní nabídce Start.
• Objeví se nám úvodní stránka programu s titulkem Začínáme s aplikací Microsoft Office Access.
• V polovině stránky je vyobrazeno několik šablon (další šablony lze zobrazit kliknutím na Kategorie šablon nebo stáhnout z webu Office Online).
• Na šablonu, kterou chceme použít klikneme levým tlačítkem myši.
• Do okénka Název pole se objeví automatický název databáze, který můžeme přepsat a zadat jakýkoliv jiný.
• Pod názvem souboru je políčko, kde se zobrazuje místo uložení souboru – klikem na ikonku složky s modrou šipkou (vedle políčka) si můžeme zvolit jinou složku, kde chceme mít soubor uložený.
• Klikneme na tlačítko OK.
• Můžeme vytvořit databázi, kterou lze propojit se serverem Windows Sharepoint Services 3.0.
• Klikneme na Vytvořit nebo na Stáhnout (pouze u šablony stažené z webu Office Online).

Stažení šablony z webu Office Online

Šablonu lze stáhnout z úvodní stránky s názvem Začínáme s aplikací Microsoft Office Access. Pokud jsme připojeni k internetu, můžeme se podívat na web office Online, kde si můžeme prohlédnout, stáhnout a vybrat některé z mnoha nabízených šablon.  Stačí kliknout na úvodní stránce programu Microsoft Access na Další možnosti z webu služby Office online, kde je v nabídce příkaz Šablony. Tento příkaz nás přesměruje na oficiální stránku Office Online. Díky vyhledávacím a navigační nástrojům najdeme vhodnou šablonu pro aplikaci Access. Pokyny ke stažení uvidíme u jednotlivých šablon.

Tvorba databáze (bez použití šablony)

Šablonu pro tvorbu databáze použít můžeme, ale nemusíme. Na základě svých tabulek, nápadů, formulářů atp. si můžeme vytvořit svou databázi. Novou tabulku vytvořím kliknutí na nabídku Tabulka a Vytvořit. To, že vytváříme databázi bez šablony, znamená také kopírování a zadávání dat do tabulky či import dat z jiných zdrojů při tvorbě nové databáze apod.

Prázdná databáze a její tvorba

Jak začneme s tvorbou nové databáze?

• Spustíme si program Microsoft Access.
• Na úvodní stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access zvolíme možnost Nová prázdná databáze – Prázdná databáze (ikonka bílého listu s načrtnutou tabulkou).
• Musíme zadat název souboru do pole Název souboru (v podokně Prázdná databáze). V případě, že chceme změnit umístěn souboru v počítači, klikneme na Vyhledat umístění pro databázi, po té si vybereme umístění a potvrdíme tlačítkem OK.
• Klikneme na možnost Vytvořit.
• Program Access automaticky vytvoří novou databázi s jednou prázdnou tabulkou (automaticky jí přidělí název Tabulka1).
• Kurzor umístíme do první prázdné buňky sloupečku Přidat nové pole.
• Do tabulky zadáme informace a data (zadávání informací je nastíněno takovým způsobem, že je podobné jako v listu programu Microsoft Excel). Jakmile přidáme do tabulky v programu Access nový sloupec, automaticky se vytvoří i nové pole.
• Když dokončíme zadání dat a informací (textu, čísel atp.), tak klikneme na Zavřít.
• V případě, že byly v tabulce provedeny nějaké změny, zobrazí se nám dotaz zda-li chceme změny uložit (vybereme buď Ano nebo Ne, pokud klikneme na Storno, zůstane tabulka otevřená). Musíme si dát pozor, abychom tabulku nezavřeli bez uložení – to by znamenalo odstranění tabulky.

Jak přidat tabulku

Pomocí nabídky Tabulky (ikonka tabulky) v hlavním menu a příkazu Vytvořit vytvoříme novou tabulku do naší databáze.

Vytvoření v datovém listu

Zobrazuje se nám datový list, kde můžeme ihned zadat data a program Access automaticky v pozadí tvoří strukturu tabulky.

• Stačí kliknout v kartě Vytvořit na záložku Tabulky a na možnost Tabulka.
• Program automaticky vybere první buňku (ve sloupci Přidat nové pole) a vytvoří databázi.
• Následně musíme v kartě Datový list vybrat Pole a sloupce a kliknout na možnost Nové pole. Ukáže se podokno s názvem Šablony polí, které zahrnuje seznam typů polí.
• Stačí na vybraný typ pole kliknout nebo ho přesunout výše do tabulky a pole se automaticky přizpůsobí požadavkům, které obsahuje zadaný typ pole (jsou to vlastnosti, které můžeme podle potřeby později změnit).
• Jestliže budeme chtít přejmenovat sloupec, musíme kliknout na záhlaví sloupečku a napsat nový název. Název polí bychom měli zapisovat stručně a jednoznačně – například jméno, příjmení, telefon, adresa atp. Pokud budeme chtít změnit pořadí sloupců a přesunout je, stačí kliknout na záhlaví sloupce a přesunout ho na konkrétní místo.

Vytvoření tabulky se zahájením v návrhovém zobrazení

• Jako první v návrhovém zobrazení utvoříme strukturu nové tabulky a až potom můžeme přepnout do zobrazení datového listu, do kterého zadáme data.
• V kartě Vytvořit si vybereme skupinu Tabulky a zvolíme možnost Návrh tabulky.
• Zadáme pro každé pole tabulky název (nesmí se názvy opakovat), tento název zapíšeme do sloupce Název pole a vybereme v seznamu Datový typ podle dat, která v tabulce budou.
• Pokud budeme chtít, tak do sloupce Popis můžeme zapsat popis jednotlivých polí.
• V tu chvíli, kdy je tabulka kompletní, klikneme na hlavní tlačítko s názvem Microsoft Office (v levém horním rohu) a klikneme na příkaz Uložit (klávesová zkratka CTRL + S).
• Po tom, co uděláme tyto pokyny, můžeme přepnout do zobrazení datového listu a zadávat do tabulky požadovaná data (kliknutím na první prázdnou buňku).

Vytvoření tabulky pomocí šablony

Program Access obsahuje šablony pro běžně používané druhy tabulek – stačí jedno kliknutí myší a vytvořme kompletní strukturu tabulky. Tato tabulka bude obsahovat konfigurovaná pole a můžeme ji hned použít. Tabulku si můžeme upravit podle svého vkusu a to přidáním či odebráním jednotlivých polí.

• V kartě Vytvořit rozklikneme skupinu Tabulky, kde zvolíme možnost Šablony tabulky.
• Po té si vybereme některou z nabízených šablon.
• V případě, že budeme chtít přidat data, začneme psát do první prázdné buňky.
• Odstranění sloupečku provedeme tak, že klikneme pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce, který chceme odstranit a z mnoha příkazů vybereme příkaz Odstranit sloupec.
• Pokud budeme chtít naopak sloupec přidat, musíme kliknout v kartě Datový list na Pole a sloupce, kde je položka Nové pole, na kterou klikneme. V tu chvíli se zobrazí podokno s názvem Šablony polí, které obsahuje seznam běžně používaných typů polí – přetáhnutím vybraného pole do datového listu nebo poklepáním na něj přidáme pole do tabulky.
• Vlastnosti polí můžeme kdykoliv změnit dle libosti.
• Tabulku si uložíme obvyklým způsobem – klikem na hlavní tlačítko Microsoft Office a na příkaz Uložit.

Nastavení vlastností pole v návrhovém zobrazení

Kontrola a nastavení vlastností polí jsou v programu Access velmi důležité – tak můžeme učinit pouze pokud máme přepnuto na návrhové zobrazení. Když budeme chtít na návrhové zobrazení přepnout, klikenem na tabulku v navigačním podokně pravým klikem myši a zvolíme možnost Návrhové zobrazení. Budeme-li chtít zobrazit pouze vlastnosti jediného pole, klikneme na něj v návrhové mřížce a ihned se zobrazí jeho vlastnosti pod návrhovou mřížkou v okně Vlastnosti pole. Zobrazit můžeme jednotlivé vlastnosti tím způsobem, že na danou vlastnost klikneme a v podokně Vlastnosti pole se ukážou požadované informace.

Mezi časté nastaven polí patří například vlastnost Velikost pole, která umožňuje u polí typu Text nastavit maximální počet znaků (to je cca 255 znaků). U polí s typem Číslo slouží tato vlastnost k tomu, abychom nastavily typ čísel. Další velice používanou vlastností je například Formát, který slouží k nastavení způsobu zobrazení dat a nemá žádný vliv na to, jak jsou samotná data uložená v poli.

Existující databáze Access a její otevření

Klikem na hlavní tlačítko (v levém horním rohu) Microsoft Office a na příkaz Otevřít – otevře se dialogové okno, kde musíme vyhledat databázi, kterou v programu Access chceme otevřít. Klikneme na vybranou databázi a otevřeme ji ve výchozím režimu určeného v dialogovém okně Možnosti aplikace Access.

Pokud existující databázi, kterou máme v úmysl otevřít, nemůžeme v počítači najít, stačí kliknout v dialogovém okně Otevřít na Tento počítač a kliknutím pravým tlačítkem myši na jednotku, ve které si myslíme, že databáze pravděpodobně bude, a zvolíme příkaz Hledat. Ve Výsledcích hledání si zvolíme parametry databáze (velikost datum změny atp.). Po vyhledání klikneme na nalezenou databázi.

Vytvoření vlastní prázdné šablony

Pokud vytváříte novou prázdnou databázi, otevře databáze Access novou tabulku, do níž můžete zadávat data, nevytvoří však žádné další objekty v databázi. Pokud chceme ve všech databázích, jenž tvoříme, používat další objekty (formuláře, sestavy, makra aj.), máme možnost vytvořit svou vlastní prázdnou šablonu – ta bude dané objekty obsahovat. Když příště utvoříme novou databázi, tyto objekty už bude obsahovat její šablona. Vedle těchto objektů může šablona zahrnovat tabulky, v nichž jsou předem vyplněná data, libovolná speciální nastavení konfigurace, vlastnosti databáze, reference, kód atp., který chcete používat ve všech nových databázích.

Předpokládejme například, že chceme ve svých projektech používat kolekci maker. Když vytvoříte prázdnou šablonu, která obsahuje makra, zahrne je aplikace Access do všech nově vytvořených databází.

Formáty šablon

Prázdné šablony můžeme vytvořit ve formátu souborů aplikace Access (2007, 2002-2003, 2000). Šablona musí mít název Prázdná.accdb u formátu souborů aplikace Access 2007 a Prázdná.mdb u starších formátů souborů (2002-2003, 2000).

• Klikneme na hlavní tlačítko programu v levém horním rohu Microsoft Office.
• Zvolíme tlačítko Možnosti aplikace Access.
• V tomto dialogovém okně zvolíme příkaz Oblíbený.
• Ve skupinovém rámečku zvolíme v seznamu Výchozí formát souborů požadovaný formát.

Pokud budeme chtít vytvořit novou prázdnou šablonu, provedeme buď tvorbu nové databáze (tu potom importujeme neb vytvoříme objekty, jenž chceme v šabloně mít), nebo vytvoříme kopii stávající databáze (tato databáze už obsahuje v šabloně požadované objekty – pokud nám nějaký objekt nebude vyhovovat, jen ho odstraníme). Důležité je šablonu po změně uložit (hlavní tlačítko v levém horním rohu Microsoft Office a tlačítko Uložit jako a v části Uložit databázi jako jiný formát si zvolíme, v jakém formátu chceme šablonu mít).