Google kalendář, který je součástí balíčku aplikací napojených na Google účet (spolu se službami Gmail, Drive, nebo firemními aplikacemi Apps) umožňuje importovat do přehledu kalendář z externího zdroje. To se hodí například tehdy, když váš kolega nebo obchodní partner používá kalendář z jiné služby, publikující informace o jeho dostupnosti, pokud sledujete informace o určitém typu akcí, publikovaných přes webovou službu (například seznam chystaných přednášek nebo prohlídek), případně pokud potřebujete jednorázově nahrát do kalendáře informace o určitém typu chronologicky se opakujících akcí.
iCal
Nahrávání probíhá vždy pomocí speciálního typu souboru – iCal (někdy také označovaného jako iCalendar). Jedná se o stadardizovaný formát, určený pro sdílení dat mezi aplikacemi pro správu času. Dá se využít pro přenos dat nejen v rámci Google Apps, ale také například mezi Outlookem, Lightning Calendarem od Mozilly nebo applím kalendářem pro Mac a iOS.
V případě kalendáře od Google existují dvě možnosti, jak iCal soubor importovat do přehledů:
- Jednorázovým nahráním
- Dynamickým importem přes zadání URL
Importujeme kalendář
- Přejděte do aplikace Kalendář od Googlu (adresa www.google.com/calendar/)
- Klikněte na zubaté kolečko
- V rozbalovacím menu zvolte položku „Nastavení“.
- Z karty „Obecné“, která se následně zobrazí, se přepněte na kartu „Kalendáře“.
- Pokud chcete v této chvíli importovat soubor typu iCal, který máte uložený na disku, klikněte na tlačítko „Import kalendáře“ a z disku nahrajte dotyčný soubor.
- Pokud naopak chcete váš googlí kalendář exportovat pro zpracování v jiné aplikaci, klikněte na tlačítko „Exportovat kalendáře“ – během několika sekund se vytvoří zip archiv s jejich obsahem ve formátu iCal.
- Pokud chcete importovat kalendář dynamicky, tj. tím způsobem, aby se data stahovala přímo z URL adresy, na které je uložen, je potřeba postupovat trochu jinak. V tom případě neklikejte na volby import / export, ale namísto toho použijte tlačítko „Procházet zajímavé kalendáře“. (Sice to nevypadá na první pohled úplně logicky, ale skutečně je zapotřebí postupovat takto.)
- V přehledu, který se zobrazí po aktivaci této volby, vidíte různé kalendáře, které si můžete importovat do svých přehledů (například – státní svátky, křesťanské svátky, muslimské svátky, atd.). Ty nás však v tuto chvíli nezajímají – důležitá je položka „Další nástroje“. Pokud chcete v přidat do přehledů kalendář kolegy, který také používá kalendář od Googlu, zvolte nyní položku Přidat kalendář kolegy a vyplňte jeho email. Po potvrzení oběma stranami se vám jeho kalendář začne zobrazovat i u vás.
- Pokud chcete importovat kalendář z URL adresy (tj. máte k dispozici jeho zdrojovou adresu – třeba www.nejakweb.cz/kalendar.ical) zvolte z přehledu „Další nástroje“ položku „Přidat pomocí adresy URL“ a do dialogového okna vyplňte tuto položku.
Sdílení kalendářů je mocný nástroj, který se dá využít v řadě oborů. V některých firmách se používá jeden sdílení kalendář pro evidenci obsazenosti zasedacích místností, jinde používají kalendáře k zobrazení přehledů o volných termínech pro konzultace, při vhodné konfiguraci může tato pomůcka výrazně usnadnit domluvu a ušetřit čas při smlouvání termínů.