Návod: Jak na PowerPoint

Jak udělat prezentaci v Microsoft PowerPoint, jak na přechodové efekty, animace a různé typy rozvržení? Návod s obrázky a postupy.

Další díly této minisérie naleznete zde:

• Úvod do Excelu
• Úvod do Wordu

Než otevřete PowerPoint

Prvním krokem při tvorbě prezentace by nemělo být otevření programu, ale především ujasnění toho, co a kde chceme říkat. Měli bychom si ujasnit především následující body:

• Téma – o čem vlastně prezentace bude
• Účel – proč to říkám
• Publikum – kdo mě bude poslouchat a jak tomu přizpůsobit obsah prezentovaného
• Klíčová sdělení – hlavní body, které by si měli posluchači odnést
• Cíl prezentace – co chci sdělit
• Způsob a místo prezentování

Struktura prezentace

Podobně, jako se ve slohu doporučuje psát v celcích úvod-stať-závěr, existuje podobná zásada i pro to, jak by měla být členěna prezentace. Samozřejmě, v praxi záleží především na tom, co říkáte a ne vždy se to dodržuje. Pokud ale například prezentujete výsledky nějaké činnosti, výzkumu a nebo nějakou práci, je poměrně vhodné se této struktury držet. Jedná se o toto členění:

• Úvod + úvodní snímek se jménem/firmou
• Představení hlavních bodů
• Vlastní obsah prezentace
• Závěr
• Shrnutí
• Podněty k diskuzi

Vzhled

Tvorba prezentace v MS Powerpoint

Následující postupy jsou předvedeny v Microsoft Office PowerPoint 2010 – s menšími změnami ale většina z nich funguje stejně i ve verzi 2007 a 2013.

Nový soubor

Při tvorbě nového souboru můžete využít buď vzhledu prázdného snímku, některé z přednastavených šablon, a

nebo stáhnout novou předlohu. Kromě motivů připravených pro účely prezentování jsou k dispozici i šablony na test, školní řád. Nenápadné políčko pro vyhledávání pak umožňuje vyhledávat na serveru Office.com podle klíčového slova.

 Rozhraní a pracovní plocha

Pracovní ploch u tvoří ve výchozím nastavení pás karet s ovládacími prvky a pomocnými funkcemi (tvoří horní okraj prostředí a dá se schovat poklepáním na název aktuální karty), na levém boku pak je náhled snímků a největší místo zabírá pak plocha pro úpravy a změny aktuálního snímku.

Přepínání vzhledu

Kromě tohoto výchozího vzhledu rozhranní máme k dispozici i další možnosti nastavení vzhledu snímků. Například, když na kartě Zobrazení klepnete na tlačítko Řazení snímků, pokryje se plocha náhledy všech vytvořených slidů. Podobně můžete přepnout třeba jen na zobrazení poznámek pod snímky, případně do zobrazení pro čtení.

Editace předlohy snímků

Právě jednou z položek na kartě Zobrazení je i důležitá položka Předloha snímků. Ta umožňuje upravovat výchozí vzhled jednotlivých typů snímků a umožňuje například i nastavit to, aby se automaticky zobrazovalo na všech snímcích třeba logo vaší organizace. Stačí ho vložit do „matky snímků“ – tj. snímku, který je zvětšen a je ve stromové struktuře nadřízen ostatním – a všechny jeho vlastnosti, včetně zobrazování obrázku na určené pozici, se zdědí.

Změny a úpravy předloh

K přepínání vzhledu a úpravám jeho vlastností (tj. nastavení typů písma, vzhledu pozadí, stylů grafiky) slouží karta Návrh. Zde můžete jednak vybrat z připravených vzhledů, a nebo vybraný vzhled „ohnout“  – tj. upravit jeho grafické atributy tak, aby více vyhovovaly vašim potřebám. Výhodou je to, že při přepínání těchto vzhledů o vlastní obsah snímků nepřicházíte – ten je zachován, pouze se mění nastavení pozadí, stylů písem, případně rozložení záhlaví a zápatí. Další možností, jak upravit pozadí je kliknout pravým tlačítkem myši do snímku a z kontextové nabídky pak vybrat položku Formát pozadí.

Jak na záhlaví a zápatí

Vložení záhlaví a zápatí je v případě, kdy používáte šablonu vytvořenou v PowerPointu velmi jednoduchou záležitostí. Jak tedy na to? Jednoduše jděte do karty Vložení a klepněte na tlačítko Záhlaví a zápatí. Pak už jen vyplňte, co si přejete kde zobrazovat. Můžete využít některých automatických prvků – jako je číslo aktuálního snímku nebo datum.

Pozor: prezentace převedené z OpenOffice, LibreOffice nebo iWorks nemusí mít nastaveno, kde se má záhlaví/zápatí zobrazovat a tento postup se nemusí dát uplatnit.

Přechody

Přechody jsou novou kartou, která se objevila ve verzi Office 2010, u starších verzí je sloučen s kartou Animace. Umožňuje jednoduchou úpravu toho, co se má ukázat v okamžiku, kdy se přechází mezi snímky. Jednoduše vyberete přechod, který chcete použít – a ten se pak vždy ve chvíli, kdy se přejde na tento snímek zobrazí. Pokud chcete pak tento přechod použít na všechny snímky v prezentaci, jednoduše klikněte na tlačítko Použít u všech.

Animace

Pro vytváření různých filmových efektů s texty a obrázky v prezentaci slouží karta Animace. Postup tvorby animace je následující: nejprve myší vyberte objekt (textové pole, obrázek), který chcete animovat. Pak vyberte v seznamu animací, jestli se má jednat o efekt úvodní (tj. efekt, který se provede, než se daný prvek zobrazí), zvýrazňující (efekt který se provede s již vykresleným objektem) a nebo závěrečný (efekt provádějící se na konci prezentování daného snímku). Pak už jen použijete některý z efektů a je hotovo. Pro složitější úpravy pak slouží Podokno animací, kde můžete upravovat chronologický sled animací, případně upravovat podrobněji jejich vlastnosti.