Co je virtuální kancelář

Virtuální kancelář ulehčuje podnikatelům jejich podnikání. Jde o možnost, jak získat prestižní adresu pro sídlo firmy, ale také o službu, která poskytuje poštovním, telefonním, faxový a administrativní servis. Co všechno tedy zajišťuje?

Správa zásilek a přeposílání

Poštovní služby virtuální kanceláře zbavují podnikatele starostí se správou písemností, jako jsou příjem a zpracování pošty, která probíhá přesně dle nastavených pravidel. Všechny zásilky si podnikatel může vybrat v přehledném on – line systému nebo si ji může nechat přeposlat na jinou adresu.

Telefonní a faxový servis

Díky telefonním a faxovým službám získává podnikatel maximální kontrolu nad telefony a faxy. Tyto služby probíhají zpracováním vyškolenou operátorkou, hlasovou schránkou či přesměrováním . Hovory přes operátorku jsou přijímány jménem dané společnosti . Sám podnikatel si určí, jak budou všechny telefonní hovory vyřizovány. Na příchozí hovory může být podnikatel upozorněn telefonicky, prostřednictvím SMS nebo e-mailu. Příchozí telefonní hovory můžou být také automaticky směrovány do hlasové schránky. Takto přijaté hlasové zprávy jsou přeposlány v digitalizované podobě na klientem specifikovanou e-mailovou adresu, a to hned po jejich přijetí. Schránka funguje nepřetržitě 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Pokud nevyhovuje hlasová schránka, je také možná tzv. hlasová samoobsluha. Zde si vytvoříte vlastní komunikační strom prostřednictvím kombinace přepojování na recepční, hlasovou schránku anebo hlasovou prezentaci, obsahující záznamy s informacemi o dané firmě či službách. Tato služba funguje také 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Jestliže podnikatel nechce využít operátorky či hlasové schránky, může si nechat hovory přesměrovat na jím zvolené telefonní číslo. Tento hovor je tedy rozdělen na dvě fáze. V první fázi je telefonát volajícího na přidělené telefonní číslo, a ve fázi druhé je telefonní hovor z ústředny na číslo přesměrované. I tato služba funguje nepřetržitě. S komunikačními službami jsou spjaty také faxové služby. Ty jsou v rámci virtuální kanceláře automaticky zpracovány a v elektronické podobě přeposlány na klientem uvedenou e-mailovou adresu .

Administrativní služby

Poskytovatelé virtuálních kanceláří nabízí také základní administrativu , kterou vyřizuje školený personál. Je to obrovská výhoda, protože to šetří čas a samozřejmě i náklady, které by musel podnikatel vynaložit na své zaměstnance. V rámci služby administrativní servis provozovatelé virtuálních kanceláří zajišťují tisk, skenování, kopírování, přepisování textů, objednávky služeb, zajištění překladů, fakturace, sekretářský servis a další obvyklé administrativní práce .

Sídlo společnosti

Virtuální kancelář poskytuje kromě výše uvedených služeb i registrační sídlo společnosti. Právě poskytnutí registračního sídla firmy je v dnešní době vyhledávanou cestou k získání prestižní adresy pro podnikání. Díky této službě může daná firma sídlit při rozumných nákladech na prestižních adresách nejen ve velkých městech České republiky a na Slovensku (jako je Praha, Brno, Ostrava či v Bratislava) , ale také na řadě míst v Evropě i ve světě. Sídlo každé společnosti je označeno obchodní firmou a identifikačním číslem , je zajištěn kontakt s veřejností či státní správou a samozřejmostí je přijímání písemností a zásilek určených na adresu sídla společnosti. Pro účely schůzek a obchodních jednání je také umožněn krátkodobý pronájem zasedacích místností