Jak na psaní emailů

Zásady a pravidla, která byste měli dodržovat při psaní emailových zpráv. Psaná i nepsaná etická a stylistická pravidla pro tvorbu jejich textu a konkrétní návody s příklady.

Předmět

Každý email, který někomu posíláme, se něčeho týká – to, o čem je, se označuje jako předmět zprávy – v anglických programech a emailových klientech se nazývá subject. Tento předmět by měl být až na velmi výjimečné situace vždy vyplněn. Má to tyto důvody:

• adresát hned tuší, o čem mu píšete a může se na vaši zprávu duševně připravit ještě před otevřením
• při další komunikaci se pak dá dohledat dříve odeslaný email na základě předmětu
• při nevyplnění emailu může být email některými programy automaticky řazen mezi spam

Předmět by měl být také co možná konkrétní – když tedy například v eshopu posíláte dotaz k nějakému zboží, které mají v nabídce, není nejlepší používat jako předmět: Dotaz, ale je lepší přímo hned do předmětu dát, čeho se dotaz týká – např.: HTC 7 – dotaz na barvu. Příjemce pak může email přímo postoupit někomu, kdo dané problematice rozumí a vy dostanete odpověď rychleji. Při odpovědích nebo při přeposílání se dále do předmětu zprávy přidávají tyto zkratky:

• Re: – z reply – značí, že zpráva je odpovědí na jinou
• Fwd: – z forward – značí, že zpráva je přeposílána

Oslovení

Při oslovování zapomeňte na stylistická pravidla dopisní formy. Email by tedy neměl být uvozen datumem (datum se přidává automaticky do informací o zprávě, které si může každý zobrazit) a v oslovení by nemělo být něco jako:

• velevážený pane…
• vážení!
• atd.

Místo toho používejte raději tyto formulace:

• dobrý den pane…
• hezký den
• apod.

Tělo zprávy

Při psaní emailu můžete využít podobné formátovací prvky jako v textových editorech typu Word, takže se nebojte používat odstavce, odrážky nebo číslování, aby se dal text co nejjednodušeji číst – na většině zařízení se takto upravený text zobrazí korektně. Většina programů na psaní emailů má dále integrovanou podporu pravopisu – stačí ji případně zapnout a vyhnete se tak nechtěným překlepům.

Podpis a pozdrav

Na konci textu by měla vždy být formulace typu:

• S pozdravem, XXX
• S přáním hezkého dne, xxx

Do podpisu můžete dát buď jen vaše jméno a nebo případně další kontaktní údaje, které může adresát při komunikaci s vámi využít. Email uvádět zpravidla není potřeba, protože když mu píšete, tak ho zná – ale můžete tam dát třeba odkaz na váš web, profil na facebooku nebo twitteru, případně telefonní číslo. Součástí podpisu při komunikaci mezi zástupci firem dále bývá název vaší pozice a kontaktní údaje na firmu (jméno firmy, ič, adresa, číslo účtu, případně i logo). V řadě programů si můžete nechat přednastavený podpis automaticky generovat na konec odeslané zprávy, takže stačí ho vyplnit jednou a pak ho nemusíte ručně vypisovat za každý odeslaný email.

Přílohy

Většina emailových klientů dnes kvůli tomu, aby se nešířily viry, zabraňuje posílání souborů typu .exe a aby předešla přehlcení schránek objemnými soubory, má omezenu maximální velikost odesílaného souboru. Pokud tedy chcete nějaký program nebo velký soubor (třeba film) odeslat, je nejjednodušší nahrát tento soubor na nějaké webové úložiště a do emailu napsat jen odkaz, odkud si ho má adresát stáhnout. Využít můžete například:

• ulozto.cz – pokud vám nevadí, že si soubor může stáhnout i někdo jiný
• edisk.cz – česká služba specializovaná přesně na tento typ posílání souborů
• dropbox.com – služba na zálohu vlastních dat, umožňující vygenerovat i veřejný odkaz
• skydrive – disk od Microsoftu – součást nových Windows i Office
• Google Disk – úložiště dat a dokumentů od Google, dříve známé jako Google Docs

Hoax

Hoax je fenomén, který byl populární zejména před rozmachem sociálních sítí – jedná se o více či méně dobře myšlené rady nebo příběhy, které se šíří prostřednictvím emailu a nabádají k rozeslání dále. Hoax může vypadat například jako email o jednoruké holčičce, která ochrnula po útoku opilce a že Microsoft tento email monitoruje a za každé odeslání jí pošle jeden dolar (nebo jiný nesmysl). Pokud máte pochybnosti o věrohodnosti takovéto zprávy, je zpravidla nejjednodušší zajít na web hoax.cz, který se specializuje na sběr těchto zpráv a na potvrzení nebo vyvracení informací v nich obsažených. Základní zásadou při obdržení hoaxu je: neposílejte ho dále a nešiřte dezinformační kampaň.