Nejlepší GTD pro Windows & Android

Dost dlouho jsem hledal ideální nástroj pro GTD, který bude možné spravovat jak z počítače, tak z mobilu s Androidem. K čemu jsem po roce pokusů dospěl?

Metodika GTD (Getting Thing Done) se váže ke knize Davida Allena Mít vše hotovo. Pokud se vám dosud nedostala do ruky, mohu ji vřele doporučit. Je to v podstatě vědecký rozbor toho, co většinou děláme živelně a tím pádem chaoticky: píše se v ní o tom, jak dosahovat našich životních cílů a jak je promítnout do našich každodenních činností. Abych stručně zasvětil i ty, kdo si chtějí programy o kterých budu dále mluvit, vyzkoušet a nechce se jim kvůli tomu číst zmíněnou publikaci, zmíním zde stručně jádro metodiky GTD.

Člení všechny složité činnosti, které na sebe navazující na tzv. projekty – jako projekt si můžeme představit vše, k čemu je potřeba udělat více kroků. Např. projekt „Psaní článku“ by se mohl skládat z kroků:

• vymyslet téma článku
• udělat si osnovu
• najít materiál a zdroje
• napsat článek
• najít obrázky pro ilustraci článku
• zveřejnit článek

Dalším pojmem, se kterým se v GTD operuje, jsou kontexty: prostě jde o to, čeho se dotyčná věc, co je potřeba udělat, týká. Můžete si tak třeba všechno, co děláte rozčlenit do kontextů jako třeba: Práce, Rodina, Škola, Přátelé… Nebo: V kanceláři, Venku, Doma (záleží, jaký je styl vaší práce a co vám více vyhovuje). Výhodou tohoto členění je to, že v programech a diářích podporujících GTD si pak když jste doma jednoduše dáte vyjet jen úkoly týkající se kontextu Doma a nezatěžujete si zkoumáním toho, co máte udělat v práci.

Toto berte jako úplně základní představení, rozhodně doporučuji si přečíst knihu Mít vše hotovo.

Moje požadavky na hledanou aplikaci

Pracuji na souběžně na asi 3 počítačích s Windows a mám mobil vybaveným Andoroidem. K papírovému diáři jsem nějak nikdy nepojal důvěru, takže rozhodl jsem se jít cestou vedení elektronické správy úkolů pomocí zařízení, která mám k dispozici. Hledal jsem program nebo kombinaci aplikací, které by si poradily zhruba s tímto:

• klienta pro Android
• aplikaci pro Windows a nebo dostatečně kvalitní online rozhraní
• podporu widgetu s úkoly na hlavní ploše telefonu
• automaticky synchronizovat mezi rozhraním pro pc a pro mobil
• podporovat úkoly, projekty, kontexty a upomínky na ně

Doit.im

Cesta byla poměrně dlouhá a trnitá. Začal jsem na mírně obskurním prográmku, který zdánlivě splňoval vše zmíněné.. Ale jak říkám, v době kdy jsem ho testoval se choval skutečně podivně, i když skutečně měl všechny funce v seznamu. Jde o čínské Doit.im – má webové rozhraní, program pro Windows, program pro Android, widget..

Fungoval jsem na něm tak dlouho, dokud jsem nezjistil, že po zadání cca 20 úkolů do seznamu přestane aplikace fungovat a klient pro Android už se nespustí. Vizuálně přitom bylo všechno strašně příjemné, velmi dlouho jsem zkoušel si s tím nějak poradit.. Ale vždycky když jsem provedl zátěžový test a zadal více úkolů najednou, program se začal chovat velmi podivně a v lepším případě úkoly nebo kontexty mizely. Snad je už dnes situace jiná, ale pro mě tato aplikace jednou pro vždy ztratila důvěru.

Toodledo

Oproti Doit.im je Toodledo už několik let úspěšně fungující online aplikací, která si na sebe vydělává tím, že několik pokročilých funkcí má zpoplatněny. Jde o jakési cíle (věc, kterou jsem zatím buď nedocenil nebo nepochopil) a pak hlavně o zachovávání dat i hluboko do minulosti. V podstatě je tedy zadarmo.

Díky tomu, že Toodledo je tu už poměrně dlouho a má otevřené aplikační rozhraní, existuje pro něj poměrně velké množství nejrůznějších pomůcek, zde zmíním jen ty, se kterými jsem se dostal do styku:

• synchronizace úkolů s Google Kalendářem
• widgety pro Gmail a Google Kalendář
• pluginy pro Chrome pro rychlé přidání úkolů
• existuje i jedna offline aplikace pro Windows (placená)

Úkoly se dají nastavit dokonce podle priorit, online aplikace podporuje obrovské množství funkcí, přitom se dá ale zobrazení uzpůsobit celkem jednoduše tak, abyste viděli jen to, co používáte. (Například, má i funkci nazvanou Notebook pro správu poznámek a zápisků, kterou já osobně řeším přes jiný program.) Ostatně, vyzkoušet si ho můžete sami na toodledo.com.

Wunderlist

Wunderlist je asi nejhezčí program na GTD, jaký se dá najít, a stojí za ním německý tým z Berlína. Můžete si vyhrát s pozadím, má online rozhraní pro web i offline program, podporuje základní funkcinalitu GTD. Co mi dlouho vadilo, bylo podivné upozorňování v Android aplikaci řešené přes emaily a absence widgetu. Nicméně, obě tyto nectnosti už aktuální verze Wunderlistu nemá a funguje velmi příjemně. Nečekejte ovšem žádné složitější funkce navíc, změnit zobrazení kromě výchozích voleb se moc nedá, také mi moc nevyhovuje aktuální způsob přidávání úkolů – přidat ho není problém a jde to velmi rychle. Ovšem, přiřadit mu datum splnění se dá jedině po opětovném rozkliknutí úkolu, což považuji za zbytečnou obstrukci.

Wunderlist podporuje také pouze jeden druh seznamů, můžete tedy řadit úkoly buď jen do kontextů nebo jen do projektů (osobně doporučuji kontexty). Co mi také dost vadí je pak to, že když se klepne na widgetu do úkolu, není možné pak nijak odškrtnout rovnou jeho splnění – musí se zajít do seznamu úkolů a až tam se dá splnění odškrtnout – nemůžu si pomoct, tohle mi dost vadí a je to zbytečné klepání navíc. Tajně ale doufám, že všechny zmíněné nedostatky Wunderlist časem odstraní, protože jinak je to opravdu vizuálně moc pěkná aplikace. 🙂

DGT GTD

Jak jsem zmínil už výše, nakonec jsem co se týká pc, zakotvil u Toodledo. Pro Android existuje několik aplikací, které s ním dokáží synchronizovat úkoly, po zkoušení snad všech co se dají na Marketu najít jsem ale zůstal u aplikace, která je paradoxně ještě v alpha verzi, a to sice DGT GTD v kombinaci s doplňkem DGT Toodledo pro synchronizaci s Toodledo. Proč právě tato?

• rozhraní inspirované iPhonem se používá velmi příjemně: zadávání úkolů je možné velmi rychle a intuitivně
• má propracovaný widget s tlačítky
• podporuje inteligentní upozornění s možnostmi odložení na později
• zachovává všechnu funkcionalitu Toodledo (kontexty, projekty, priorita úkolů), navíc přidává vynikající feature kontrolní seznam (hodí se pro nákup nebo při balení věcí na cestu)

Vzhledem k tomu, že je tento program zatím v alpha verzi, nefungují zde speiciální úkoly typu „navštívit lokaci“, „navštívit web“ a poznámky z Toodledo – mně osobně nic z toho ovšem nechybí a proto ji mohu vřele doporučit všem, kdo používají Toodledo a mají mobil s Androidem.